Jak prowadzić księgowość firmy transportowej

Jak prowadzić księgowość firmy transportowej

Prowadzenie firmy transportowej wiąże się oczywiście z wieloma wyzwaniami. Do niektórych wyzwań należy na przykład zapewnienie sobie odpowiedniej liczby klientów, dzięki którym nasza firma będzie mogła cały czas generować zyski, a w pracy naszej firmy nie będzie niepotrzebnych przestojów, które będą generować straty, ponieważ na przykład będziemy musieli kierowcom, których zatrudniamy wypłacać tak zwane postojowe. Do innych kwestii należy prowadzenie odpowiedniej księgowości naszej firmy. Dla wielu jest to przykry obowiązek, ale tak naprawdę odpowiednia księgowość w firmie transportowej, spełnia dużo więcej zadań, niż tylko spełnienie tego przykrego obowiązku, związanego z Urzędem Skarbowym.

Czy powinniśmy wynająć firmę, do prowadzenia księgowości w firmie transportowej?

Jak prowadzić księgowość firmy transportowejWiele firm nie tylko z branży transportowej, do prowadzenia księgowości wynajmuje zewnętrznych księgowych, bądź całe tego typu firmy, które zapewniają one kompleksowe usługi księgowe. Jeżeli chcemy prowadzić księgowość firmy transportowej, która oprócz tego, że będzie nam prawidłowo rozliczała podatki do urzędu skarbowego, będzie miała dla nas inną wartość dodaną, powinniśmy przede wszystkim zatrudnić taką firmę, która ma doświadczenie stricte w prowadzeniu księgowości firmy transportowej. Polega to przede wszystkim na tym, że prowadzenie takiej księgowości pozwoli nam na takie zarządzanie naszą firmą, aby działania przez nas podejmowane, były nastawione na maksymalizowanie zysków oraz zminimalizowanie strat.

Zobacz również:

 

Co może nam dać prowadzenie w odpowiedni sposób księgowości?

Niezależnie od tego, czy sami będziemy prowadzili sobie księgować naszej firmy, czy zatrudnimy do tego firmę zewnętrzną, musimy zwrócić uwagę na fakt, że księgowość firmy transportowej nie powinna tylko i wyłącznie polegać na prowadzeniu ksiąg przychodów i rozchodów i obliczaniu różnicy między nimi, po czym na przykład na odprowadzeniu w odpowiedniej wysokości podatku dochodowego. Przede wszystkim prawidłowe prowadzenie księgowości firmy transportowej, powinno uwzględniać specyfikę branży, czyli na przykład grupować wydatki oraz dochody, w poszczególnych grupach. Przykładem takiej księgowości może być podzielenie wydatków i dochodów na trasy, które nasi kierowcy wykonują. Dzięki temu będziemy w stanie bardzo łatwo dojść do tego, które trasy opłacają się nam bardziej, a które mniej. Na pierwszy rzut oka bowiem coś takiego niekoniecznie musi być dla nas jasne oraz oczywiste.

Przykłady

Jeden z najlepszych przykładów, które opisuje to, jak bardzo może nam się przydać prawidłowe prowadzenie księgowości, może być ten, który pokazuje dwa przykłady różnych tras. Może się na przykład okazać, że prowadzimy firmę transportową, która wykonuje trasy do Europy środkowo-wschodniej. Nagle dostajemy ofertę, na którą musimy się dość szybko zdecydować, przeprowadzania tras na przykład do Włoch lub Francji. Stawka jest obiecująca, więc decydujemy się na nawiązanie współpracy. Bardzo szybko jednak okazuje się, że niektóre koszty związane z prowadzeniem tych tras, zdecydowanie są dużo większe i zyski związane z ich wykonywaniem, wcale nie są takie duże, jak byśmy się mogli spodziewać. Do tego typu kosztów możemy zaliczyć na przykład koszty paliwa w Europie Zachodniej, czy konieczność opłacania Viatoll, czy koszty parkingowe oraz całej masy innych wydatków. Tak naprawdę, jeżeli nie będziemy prowadzili księgowości w odpowiedni sposób, to dojście do tego, że te trasy są w zasadzie dla nas dużo mniej opłacalne, niż te, które prowadziliśmy poprzednio.

Może nam zająć dość sporo czasu dojście do tego, że rzeczywiste koszty i dochody z nowych tras nie dorównują w podliczeniu tym z tras starych. Przez ten czas będziemy się na przykład zastanawiali, jakie są rzeczywiste przyczyny zmniejszonych dochodów bądź powiększonych wydatków. Często możemy doszukiwać się przyczyn w miejscach, które tak naprawdę nie są z nimi związane. Bardzo często jednym z powszechnie wyciąganych wniosków jest to, że na przykład nasi kierowcy zaczęli jeździć mniej efektywnie. Jest to dziwne, że z jakiegoś powodu zaczęli generować koszty, chociaż w rzeczywistości jak się okazuje, tego typu podejście nie ma większego sensu, bo ciężko jest upatrywać przyczyn mniejszych dochodów, tylko z tego powodu, że nagle na niektórych trasach nosi kierowcy przestali być mniej wydajni.

Dodatkowe zalety

Dodatkowymi zaletami prowadzenia w odpowiedni sposób księgowości firmy transportowej, jest również, chociażby takie coś, że prowadząc firmę, często, szczególnie jeśli mamy dużo pojazdów, nie zauważamy skali wydatków, jakie ponosimy na przykład na różnego rodzaju ubezpieczenia. Na przykład ubezpieczenia OC, AC, a także ubezpieczenia ładunku. Bardzo często zdarza się, że nasi klienci będą oczekiwać od nas tego, abyśmy takie wszystkie ubezpieczenia posiadali, chociaż nie wszystkie oczywiście są obowiązkowe. Czasem jednak dużo lepiej jest posiadać te ubezpieczenia i mieć lepsze kontrakty, niż jeździć dla klientów tych ubezpieczeń nie wymagających, ale płacących mniej.